溝通的前提是相互尊重
相互尊重是所有事情的開始。不管你是一個總經(jīng)理，還是一個秘書，還是一個清潔工，其實只是一個角色和分工的不同。從公司的利益考慮，不同的職位，需要不同的工作技能的人來承擔，讓最合適的人在最合適的崗位上充分發(fā)揮自己的價值。
公司付給高層管理者很高的薪水，就是希望他把精力、智慧和時間都用在思考戰(zhàn)略、思考管理這類重大的事情上，而不至于深陷事務之中。秘書就是輔助領導者更好的工作，把你從事務中解脫出來，使你有精力去做更有效率和效益的事。因此，無論是秘書還是你的員工，都是值得領導者尊敬和感激的人。
我在外企工作過很長時間，覺得外企(尤其是歐美企業(yè))更注重人性化和尊重。他們強調(diào)的核心價值觀和基本文化頭幾條就是：honesty (誠實);integrity(正直);diversity(多元化)……就像美國作為一個多種族共處的移民國家，文化非常的多元化，即使在一個企業(yè)中，也有許多文化背景不同的人。但是大家都是為了達成一個共同的事業(yè)目標和商業(yè)運作，才組合在一起。因此，企業(yè)會尊重每一個人的習慣和個性，乃至民族習慣、信仰等等。只有相互尊重，才有一個相互合作和溝通的基礎。
批評一定要一對一
一個稱職的經(jīng)理人，首先就應該是一個人事管理的高手。所有的領導者、管理者、執(zhí)行者都會涉及到溝通問題，很多矛盾和沖突，其實都是源于溝通沒有做好。
尤其對于下屬有錯誤或者失誤的時候，該如何進行批評，更是要講究藝術。我們常說：打人不打臉，一定給人留點面子。我們都有這個經(jīng)驗，批評往往得私下里進行，而表揚則要公開地大張旗鼓地表揚。
作為領導者，其實最忌諱當著一堆人去指責人，尤其是你的下屬。其實，你對下屬指責的同時，在外人看來，是不是也說明你的領導能力有問題呢?同時，如果你的下屬犯了錯誤，自己是不是應該反思一下，你作為領導是不是有些事情沒有做好呢?
雖然不能說要袒護下屬，但起碼也要給下屬有針對性的教育。這樣，是不是既能體現(xiàn)出上司對下屬的關懷和愛護，又能讓下屬心存感激、將功補過呢?
因此，批評人(特別是下屬)一定要盡可能地單獨批評?！叭朔鞘ベt”，不可能不犯錯誤不失誤。況且，在沒有面對面的溝通弄清事實前，就去批評人，甚至還讓更多的人知道，可想而知這是多么令人尷尬的事情。
郵件并非最佳的溝通方式
網(wǎng)絡的發(fā)展，幾乎改變了我們的生活。在很多企業(yè)中，已經(jīng)實現(xiàn)了局域網(wǎng)，甚至一些日常的交流也被郵件所代替了。
郵件雖然是一個很方便的溝通工具，但我并不認為是最好的溝通方式。尤其是遇到?jīng)_突的時候，就更不要用郵件去處理，而一定要進行面談。在有效的溝通中，面談應該永遠是第一選擇。如果不能面談，至少也要通過電話溝通，這是一個退而求其次的選擇，因為這已經(jīng)會丟失很多信息了。
溝通中最關鍵要素就是信息。比如：文字內(nèi)容一般只能表述30%的含義，更多的還是要通過肢體語言、表情、語氣、語態(tài)、眼神等等來傳達。同時，最重要的是面對面的溝通是有反饋的，可以在反饋中加強信息的有效性，有助于了解雙方最真實的意思和態(tài)度。
而寫出來的文字，不一定能完全表達出我們的想法，并且郵件是單向的，它不能實時反饋。同時，每個人文化背景、文字表達能力、感知能力也是千差萬別。于是在形成文字的過程中，會損失很多豐富的信息，閱讀者在理解時又會無意識的進行篩選，又損失一些信息，最后再形成文字，又損失了一些信息，最后回到郵件發(fā)送者手時，信息已經(jīng)偏差得非常多了。
而且，我認為郵件是一對一的通信工具，應該盡量減少抄送。除非這封郵件也關乎到其他人，并且在他們有必要知情的情況下才進行抄送。同時，一些純粹的信息是可以抄送的，比如：今天天氣怎么樣，明天下午幾點鐘要開會等等，這些提示性信息可以抄送，提醒大家注意。
但如果是一些指令性的東西，最好是只針對一個人。否則在你指示下屬做一件事的時候，讓很多人知道，其實無形中就給執(zhí)行者造成了一個很大的壓力。當然，如果一定需要他人的協(xié)助和知情，就另當別論。
“能幫助下屬成長是我最開心的事情!”
我從八十年代末就加入外企，我的秘書和下屬也換了好幾任，但我很欣慰的是，很多同事，多年以后我們依然可以保持著很好的聯(lián)系。盡管我們不在一起工作已經(jīng)十幾年了，但還會不時的問候一下，交流一下最近的工作狀態(tài)和生活狀態(tài)，有什么變化沒有。前些天，我還和一位曾經(jīng)的秘書在一起吃飯、聊天，這是很令人開心的事情。
我期望和自己的下屬能夠合作到這個程度，就是工作的時候就是工作。而工作以外，我更希望成為他們的一個老大哥，或者是長者，把我的閱歷，我的經(jīng)驗分享給他們，若能幫助到他們，那會是我最開心的事情。
我想：比較聰明的領導者其實不是用規(guī)矩來對人進行管理，而往往是用人際關系來進行管理。假如你的秘書有很多工作以外的事情，也得到了你的幫助，那么他也一定不會計較八小時之外為上司多做或者多考慮一些事情。（來源：中外管理雜志）

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